Online přijímací řízení přes Twigsee – státní školky
V aplikaci Twigsee můžete udělat přijímací řízení u státních školek online. Vyhnete se tak zbytečnému papírování a celé přijímací řízení se tím značně urychlí, jelikož rodiče posílají vyplněné přihlášky a dokumenty elektronicky.
Video návody:
Jak si vytvořit přijímací řízení
Vyhodnocení přijímacího řízení
TIP: Upravené a rychlejší přijímací řízení
1. Editace školky – nastavení pro online přijímací řízení
V hlavním levém menu v sekci Nastavení vyberte možnost Editace školky.
Zkontrolujte všechny základní i fakturační údaje školky.
Pro přijímací řízení je důležitá pátá záložka Přijímací řízení. Zde musí být v kolonce Online přijímací řízení zvolena možnost Ano.
Nastavte Datum začátku a konce zápisu. Uveďte přesně stanovený čas, kdy je rodičům umožněno během přijímacího řízení nahlížet do spisu. Text v této kolonce se doslovně propíše do příslušného dokumentu o nahlížení do spisu.
Dále je tu možnost nastavení spisové značky pro každou online evidovanou přihlášku. Tuto možnost zvolíte vybráním Ano v kolonce Generovat číslo spisové značky.
V další kolonce pak nastavíte, od kterého čísla chcete číselnou řadu začít. Číslování začne číslem +1 od zadaného čísla. Tzn. pokud zadáte číslo 5, číselná řada začne číslem 6. Číslo spisové značky se následně na příslušný dokument generuje ve formátu číslo/rok (např. 10/2021). Není možné do čísla přidávat písmena a další znaky.
POZOR: Nastavit generování spisové značky je možné pouze jednou. Není možné v průběhu přijímacího řízení číselnou řadu vypnout. Snahou systému je zabránit tak nepříjemným komplikacím a zbytečným potížím.
V případě, že dojde ke smazání žádosti, číslování se nezmění. Nemůže se tak stát, že by se změnilo číslo stávající žádosti o přijetí.
TIP: Číslo spisové značky můžete použít i jako registrační dítěte v průběhu přijímacího řízení. Toto číslo, pokud je povoleno jeho generování, dostane rodič v prvním emailu po odeslání online formuláře předzápisu.
Pokud v kolonce Generovat číslo spisové značky zvolíte možnost Ne, je potřeba na daný dokument dodatečně číslo napsat ručně.
Na čtvrté záložce najdete Výukové programy. Programy, které jsou aktivní, se propíšou do žádosti o přijetí dítěte do MŠ. Pokud programy, nebo některé z nich, na žádosti nechcete, stačí konkrétní program/y zneaktivnit pomocí tlačítka ve sloupci Zveřejnit. Zelená barva tlačítka znamená, že je program aktivní, modrá barva pak označuje program neaktivní. Kliknutím na tlačítko stav změníte.
Na každé záložce je v pravém dolním rohu umístěno zelené tlačítko Uložit. Upravené nebo doplněné údaje vždy pomocí tohoto tlačítka uložte.
2. Umístění linku pro online zápis na webové stránky MŠ
V hlavním levém menu vyberte hned první sekci Nástěnka. Otevře se okno se sumárním přehledem dané školky. Pod tímto přehledem dole uprostřed je umístěno modré tlačítko Zobrazit link pro registraci.
Po kliknutí se zobrazí unikátní URL adresa, automaticky generovaná systémem pro každou konkrétní školku. Tuto URL adresu umístíte na své webové stránky. Pomocí tohoto odkazu rodiče vyplní formulář předzápisu dítěte do MŠ.
Rodič má při vyplňování formuláře předzápisu možnost přiložit prostou kopii rodného listu dítěte a obě strany svého občanského průkazu. Přílohy nejsou povinné, rodič tedy může formulář odeslat i bez nich.
3. Přijetí vyplněné přihlášky
V hlavním levém menu vyberte sekci Přihlášky. Jakmile rodič pomocí odkazu na vašich webových stránkách vyplní a odešle formulář předzápisu, v systému se automaticky zaeviduje nová přihláška se všemi potřebnými údaji.
TIP: Pomocí modrého tlačítka v pravém horním rohu okna je možné snadno vyexportovat tabulku s přihláškami do excelu.
TIP: Zkontrolujte, zda máte vypnutý filtr, pokud chcete v přehledu vidět všechny přihlášky. Během práce potom můžete přihlášky filtrovat podle stavu.
4. Potvrzení dodání podepsaných dokumentů od rodiče
Po vyplnění formuláře předzápisu se rodiči automaticky otevře okno s informací o jeho úspěšném odeslání. Tato informace zároveň rodiči přijde i na jím zadaný kontaktní email.
Součástí webového okna i identického emailu jsou dokumenty potřebné pro zápis ve formátu PDF s hlavičkou příslušné MŠ a propsanými údaji, které rodič ve formuláři vyplnil. Tyto dokumenty je nutné vytisknout, podepsat a předat školce jednou z definovaných cest (datová schránka, email s elektronickým podpisem, poštou nebo osobně).
Konkrétně jsou to tyto dokumenty:
- žádost o přijetí do MŠ
- dokument o možnosti nahlédnutí do spisu
- čestné prohlášení o očkování/potvrzení od praktického lékaře
V okamžiku, kdy školka od rodiče obdrží podepsané dokumenty, je potřeba v administraci potvrdit jejich přijetí. V přehledu přijatých přihlášek ve sloupci Stav klikněte na Potvrdit dokumenty.
Otevře se karta Informace o přihlášce na záložce Informace o dítěti. Na řádku s textem Školka má všechny dokumenty k dispozici je posuvné tlačítko. Kliknutím na toto tlačítko přijetí dokumentů v systému potvrdíte. Tlačítko se posune a změní barvu z modré na zelenou.
Stav přihlášky se změní na Čeká na rozhodnutí.
5. Přijetí/nepřijetí dítěte do MŠ
Kliknutím na jakýkoli údaj konkrétní přihlášky, v rámci daném řádku, se otevře karta Informace o přihlášce. Pod záložkou Dokumenty jsou připravené všechny dokumenty, které jsou během přijímacího řízení potřeba. Všechny obsahují údaje o školce i o přihlašovaném dítěti. Vše se do těchto dokumentů automaticky propisuje.
Pod záložkou Bodování je připraven prostor pro přidělování bodů dítěti v průběhu přijímacího řízení. Přihlášky si pak můžete snadno kliknutím na název sloupce Bodování seřadit právě na základě počtu přidělených bodů. Samozřejmě záleží jen na vás, zda tuto možnost využijete.
V okamžiku, kdy je o přijetí dítěte rozhodnuto, opět stačí v systému tuto skutečnost zakliknout. V pravé části řádku dané přihlášky na zelené tlačítko. Otevře se možnost „Schválit přihlášku a poslat F2 žadateli“ a vyberte Ano.
Rodiči se tím automaticky odešle email s rozhodnutím o přijetí a s žádostí o doplnění dalších informací o dítěti do formuláře F2. Zároveň se veškeré údaje o dítěti získané během zápisu uloží do matriky. Právě přijaté dítě okamžitě najdete i v sekci Matrika.
Pokud je rozhodnuto o nepřijetí dítěte, klikněte na červené tlačítko v pravé části příslušného řádku. Otevře se možnost „Zamítnout přihlášku a informovat žadatele“ a zvolte Ano. Rodiči se tím automaticky odešle email s rozhodnutím o nepřijetí, včetně odůvodnění. Nechybí ani důležité pokyny, jak dále postupovat, nevyjímaje možnost odvolání.
Pro případ, že rodiče již přijatého dítěte oznámí, že se rozhodli pro jinou školku a kapacita se tak uvolní, je možné již zamítnutou přihlášku obnovit. V příslušném řádku vpravo je ikona dvou zelených šipek v kolečku.
Po kliknutí na zmíněnou ikonu se objeví okno Opravdu chcete obnovit tuto přihlášku? Zvolením možnosti Ano přihlášku obnovíte.
Pokud preferujete video návod, podívejte se na záznam webináře, ve kterém je téma Příjímací řízení podrobně zpracováno.