Онлайн прием в государственных детских садах
1. Редактирование детского сада — настройки для приема онлайн
В главном левом меню в разделе Настройки выберите Редактирование детского сада.
Проверьте основную и платежную информацию об учреждении.
Зачисление новых детей производится в третьей вкладке “Дополнительно”. В ней в поле Онлайн прием необходимо выбрать “Да”. Убедитесь, что тип детского учреждения (лицензированный детский сад) выбран правильно, так как процессы приема детей различаются для каждого типа дошкольных учреждений.
Установите дату начала и окончания зачисления вместе с конкретным временем, когда родителям будет разрешено просматривать статус заявления.
Также есть возможность установить нумерацию для каждого онлайн-заявления. Эта опция становится доступной при выборе “Да” в поле Включить нумерацию заявлений.
В следующем поле задается число, с которого будет начинаться счет заявлений. Нумерация будет начинаться числа большим на единицу от введенного вами числа. Например, если вы введете число 5, порядковый счет будет начинаться с числа 6. Номер заявления генерируется в формате число/год (например, 10/2021) для соответствующего документа. Невозможно добавить к номеру буквы и другие символы.
ВНИМАНИЕ: Вы можете установить порядковый номер заявления только один раз. Отключить серию номеров в процессе приема невозможно. Это попытка системы предотвратить неприятные ситуации и сбои.
В случае удаления заявки нумерация не изменится. Номер существующего заявления о приеме не может быть изменен.
ПОДСКАЗКА: Вы также можете использовать номер заявления в качестве регистрационного номера ребенка в процессе приема. Если функция нумерации включена, этот номер будет предоставлен родителю в первом электронном письме после отправки онлайн-формы предварительной регистрации.
Если вы выберете опцию Нет в поле Включить нумерацию заявлений, вам нужно будет вручную ввести номер заявления.
На последней вкладке вы можете найти учебные программы. Здесь будут отображаться все доступные программы для нового ребенка. Если вы хотите не добавлять какие-либо программы к заявлению, вы можете сделать их неактивными при помощи кнопки Сделать неактивной. Зеленые кнопки — индикатор активной программы, синие — неактивной. Нажмите на кнопку, чтобы изменить статус.
На каждой вкладке в правом нижнем углу есть зеленая кнопка Сохранить. Всегда используйте эту кнопку для сохранения измененной или после внесения данных.
2. Разместить ссылку для онлайн-регистрации на сайте детского сада
В главном меню слева выберите первый раздел. Откроется окно с краткой информацией о детском саде. Под этим обзором в нижней части посередине есть синяя кнопка, которая показывает ссылку для регистрации.
При нажатии будет показан уникальный URL-адрес, автоматически сгенерированный системой для каждого отдельного детского сада. Этот адрес будет размещен на вашем сайте. Родители могут использовать эту ссылку, чтобы заполнить форму предварительной регистрации своего ребенка в детский сад.
При заполнении формы предварительной записи родители могут приложить копию свидетельства о рождении ребенка или другого документа его удостоверения личности. Вложения не являются обязательными, поэтому родитель может отправить форму и без них.
3. Принятие заполненной формы заявления
Выберите раздел Приложения в главном левом меню. Как только родитель заполнит и отправит форму предварительной записи, используя ссылку на вашем сайте, новая форма заявления со всеми необходимыми данными будет автоматически зарегистрирована в системе.
ПОДСКАЗКА: Используя синюю кнопку в правом верхнем углу окна, вы можете легко экспортировать таблицу приложения в Excel.
ПОДСКАЗКА: Убедитесь, что фильтр отключен, если вы хотите видеть все приложения в отчете. В процессе работы вы можете отфильтровать заявки по категориям.
4. Подтверждение доставки подписанных документов от родителя
После заполнения формы предварительной записи родителям автоматически откроется окно, в котором будет указано, что форма успешно отправлена. Эта информация также будет отправлена на контактный адрес электронной почты родителя. И в веб-окне, и в электронном письме содержатся необходимые для зачисления документы в формате PDF с заголовком соответствующего детского сада и подписанными данными о том, что родитель заполнил форму. Эти документы должны быть распечатаны, подписаны и представлены администрации детского сада одним из способов: электронной почтой с электронной подписью, обычной почтой или лично. В частности, такими документами являются — заявление о приеме в детский сад, документ о доступе к заявлению и сертификат о прививках от терапевта.
После того, как детский сад получил подписанные документы от родителей, администрация должна подтвердить их получение. В сводке полученных заявлений нажмите кнопку Подтвердить документы в колонке Статус.
На разделе Информация о заявке открывается вкладка Информация о ребенке. В строке с надписью Детский сад получил все документы есть кнопка, нажав на которую вы подтверждаете получение документов. Кнопка прокрутится и изменит цвет с синего на зеленый.
Статус заявления изменится на «Ожидание решения».
5. Прием/неприем ребенка в детский сад
При нажатии на любую из записей заявления в соответствующей строке откроется вкладка Информация о заявлении. На вкладке «Документы» подготовлены все документы, необходимые в процессе зачисления. Все они содержат информацию о детском саде и о ребенке, подающем заявление. Вся информация автоматически заносится в эти документы.
На вкладке «Баллы» есть место для присвоения баллов ребенку в процессе зачисления. Используя эту функцию вы можете щелкнуть по названию колонки Подсчет очков, чтобы отсортировать заявки по количеству присвоенных баллов. Конечно, вы сами решаете, использовать ли эту опцию.
После принятия решения о зачислении ребенка, опять же, нужно просто отметить это в системе. Нажмите на зеленую кнопку в правой части строки соответствующего бланка заявления. В результате появится опция «Утвердить заявление и отправить F2 заявителю”, выберите Да. Это автоматически отправит родителям электронное письмо с решением о зачислении и просьбой добавить дополнительную информацию о ребенке в форму F2. В то же время любая информация о ребенке, полученная в процессе зачисления, будет храниться в реестре. Ребенка, который только что был принят, также можно сразу найти в разделе «Реестр».
Если принято решение не принимать ребенка, нажмите на красную кнопку справа от соответствующей строки. Откроется опция «Отклонить заявление и сообщить заявителю», выберите Да. Это автоматически отправит электронное письмо родителю с решением об отказе в приеме, включая обоснование. Также прилагаются инструкции о том, как действовать дальше, не исключая возможности подачи апелляции.
В случае, если родители ребенка, который уже был принят в детский сад, уведомят администрацию учреждения об изменении решения, и в саду освободится место, можно возобновить заявление, которое уже было отклонено. В соответствующем ряду справа находится значок в виде двух зеленых стрелок в круге.
Когда вы нажмете на этот значок, появится диалоговое окно Действительно ли вы хотите обновить это приложение? Выберите Да, чтобы возобновить заявку.
Вы также можете посмотреть запись вебинара, в котором подробно рассматривается тема «Приемная комиссия».