Archivace – návod

ROZDÍL MEZI ARCHIVACÍ A SMAZÁNÍM

Smazáním údajů v aplikaci nenávratně přijdete o všechna data. Tato možnost tedy připadá v úvahu v tom případě, kdy dojde omylem k podání přihlášky jednoho dítěte 2x, nebo při duplikaci záznamů jednoho dítěte. V tomto případě můžete klidně zvolit možnost smazat, jen vymažte dítě, které nemá vyplněné žádné údaje, aby rodič nemusel celou matriku vyplňovat znovu.

Protože jako školka máte povinnost údaje dětí po určitou dobu uchovávat, v případě, když dítě po nějaké době docházky přechází do jiné školky, nebo nastupuje do školy, zvolíte archivaci dítěte. V tomto případě veškeré údaje zůstanou uložené v databázi, ale v základním seznamu dětí budete mít přehled jen těch aktuálně docházejících.

CO VŠECHNO MŮŽEE ARCHIVOVAT

ARCHIVACE DĚTÍ

Matrika – pokud archivuji v Matrice, zůstane profil dítěte do aplikace v Dětech – např. pro kroužky apod., archivuje se tedy jen matrika dítěte.
Děti – archivuje se vše – pokud archivuji zde, zaarchivuje se i matrika, docházka, školkovné a stravné.
Pokud zaarchivujeme dítě v Dětech, automaticky se s ním zaarchivuje také rodič – pokud není ve školce sourozenec.
Po zaarchivování dítěte, se již toto dítě nebude ukazovat v docházce – od následujícího dne.
Kdy mám dítě archivovat

ARCHIVACE RODIČŮ

Rodiče – ikonka černé krabičky – archivovat

Pokud rodiče archivujete, přístup do aplikace mu nadále zůstane, příspěvky a veškeré informace, bude vidět jen do doby archivace. Také již nebude mít možnost zadat omluvenku.

Zrušení přístupu do aplikace – před archivací postačí odpárovat od rodiče dítě v editaci rodiče či dítěte, nebo je možno rodiče z databáze úplně smazat. Seznam rodičů v uživatelích jsou v podstatě jen přístupy do aplikace a veškeré údaje, potřebné k uchování, jsou zapsány v matrice. (Nicméně je dobré si uchovávat informace o tom, kdo vše měl k datům v aplikaci přístup.) Možnost zrušení přístupu často, pokud dítě přechází do jiné MŠ, případně přechází z jeslí do MŠ a rodič si nepřeje ponechat původní profil.

Dítě odešlo, co s rodičem

ARCHIVACE TŘÍD

Třídy – seznam tříd – archivovat – tímto způsobem celou třídu zaarchivujeme.
Archivací třídy se nezaarchivují děti.
Novou třídu vytvoříme v sekci třídy přes tlačítko „+ přidat třídu“ v pravém horním
rohu – vyplníme všechny potřebné údaje, vložíme děti, které budou do třídy docházet.
Můžeme ale i duplikovat třídu již existující. Pokud víme, že do třídy, kterou chceme
archivovat budou chodit stejné děti i následující školní rok, klikneme na ikonu
„Duplikovat“ na konci řádku se jménem vybrané třídy, upravíme školní rok, název a
můžeme odebrat, případně přidat další děti a učitele.
- Poté zaarchivujeme původní třídu

Odkazy na nápovědu:

JAK SI ZOBRAZÍM ARCHIVOVANÁ DATA
A JAK DATA ODARCHIVUJU

V každé sekci, kde je možná archivace, je možno si archivovaná data zobrazit pomocí
posuvníku. Pokud je znak u posuvníku modrý, máme zobrazené aktuální údaje, pokud
je zelený, jsou zobrazeny údaje archivovanéůli>

POZOR v sekcích kde nejsou uživatelé, ale např. docházka, se posuvník „archivace“ týká
třídy nikoliv dítěte či rodiče.

Přesun dětí mezi pobočkami – jesle / školka

Dítě nelze přiřadit do dvou školek. V každé totiž musí mít svou matriku a údaje za
dané zařízení.
Rodiče ale lze spárovat s více účty dětí i napříč pobočkami/zařízeními

Vytvoření profilu dítěte v druhé školce

Manuálně – v sekci Děti a přes tlačítko v prvém horním rohu „+ Přidat dítě“

Rodiče – propojit (v editace rodiče v řádku školka doplním další zařízení)

Jak přiřadit rodiče k účtu dítěte v jiné pobočce

Pokud máte vyplněnou matriku, je možno požádat o přesunutí dítěte včetně matriky a
rodičů naše techniky. Nicméně není možné přesout docházku a příspěvky.
Seznam dětí je možno poslat na skolky@twigsee.com.