Jak ukončit školní rok

Na konci školního roku je potřeba připravit aplikaci Twigsee na nový školní rok – to znamená zaarchivovat děti, třídy a případně i učitele, kteří ze školky odcházejí. V tomto návodu vás krok za krokem provedeme celým procesem.
 
Ukážeme si, jak správně archivovat jednotlivé děti i celé třídy, jak odebrat učitele a co dělat, pokud je potřeba archivaci vrátit zpět. Díky tomu budete mít vše připravené pro bezproblémový start dalšího školního roku.
 

Archivace dětí

V sekci Děti vybereme dítě, které odchází z naší instituce, a zvolíme Upravit (ikona modré tužky).

V Editaci dítěte přejdeme na záložku Vzdělání. Nastavíme Datum ukončení vzdělávání na 31. 8. 2025. Následně vybereme jednu z nabízených možností v poli Ukončení vzdělávání způsob.

Po uložení údajů máme dítě připravené na odchod z instituce.

Nyní je zapotřebí dítě zaarchivovat. V sekci Děti vybereme konkrétní dítě a klikneme na černou ikonu Archivovat na konci řádku.

Aplikace nám nabídne možnost nastavit datum archivace. Toto datum nelze nastavit dopředu, ale je možné jej zadat zpětně.

Po zadání archivace dítěte se automaticky archivuje i rodič. Pokud je v aplikaci Twigsee aktivní sourozenec, rodič se nearchivuje.

!!! U dětí, které ukončují školní docházku, je nutné zadat archivaci k datu 31. 08. 2025. Pokud však dítě ukončuje docházku v průběhu školního roku (např. z důvodu stěhování, přestupu atd.), je nutné zadat archivaci ke dni ukončení vzdělávání.!!!

Archivace tříd

Před samotnou archivací doporučujeme připravit se na nový školní rok pomocí funkce Duplikace tříd pro plynulý přechod mezi školními roky a zachování důležitých údajů.

Poté už přikročíme k archivaci tříd.
V sekci Třídy – Seznam tříd provedeme filtraci podle školního roku (aktuálně 2024/2025).
Jedná se o třídy, které jsme již duplikovali a nyní je chceme archivovat. Filtr 2024/2025 zajistí, že omylem nevybereme třídy, které chceme ponechat aktivní.

U vybrané třídy klikneme na černou ikonu Archivovat na konci řádku.

Archivaci dítěte nebo třídy je nutné zadat vždy k datu 31. 08. 2025, tedy k ukončení školního roku.
Z důvodu exportu dat pro MŠMT musí být dítě evidováno ve třídě až do tohoto data.

• Archivaci lze provést kdykoliv zpětně, pokud ještě potřebujete zadat docházku.
• Jakmile je dítě nebo třída archivována, není již možné docházku doplňovat.
• Archivace se aktivuje vždy od následujícího dne po zadaném datu, proto je důležité nastavit ji správně.

Archivace učitelů

Pokud odchází některý z učitelů, je nejlepší archivovat jeho profil. Tím zajistíme, že nebude mít přístup k novým údajům, informacím a příspěvkům.
 
V sekci Uživatelé vybereme záložku Učitelé.

Vybereme učitele, kterého chceme archivovat, a klikneme na černou ikonu Archivovat na konci řádku.

Po potvrzení archivace zvolíme datum a změnu uložíme zeleným tlačítkem.

Jak vrátit archivované údaje?

Archivace je komplexní funkce, která je dostupná pro různé typy dat. Po archivaci položky je možné ji jednoduše vrátit zpět. Stačí v dané sekci vpravo nahoře přepnout zobrazení na Archivované.
 
Vybereme učitele, rodiče, třídu nebo jinou položku, kterou chceme obnovit, a klikneme na ikonu Obnovit (obousměrné šipky) na konci řádku.

Pozor, pokud údaje namísto archivace vymažeme kliknutím na ikonu červeného koše, není možné je vrátit zpět.