Přejít na obsah Přejít na hlavní navigaci Přejít na zápatí

Archivace – návod

7 listopadu, 2022

Kategorie: E-mailová sdělení

ROZDÍL MEZI ARCHIVACÍ A SMAZÁNÍM

  • Smazáním údajů v aplikaci nenávratně přijdete o všechna data. Tato možnost tedy připadá v úvahu v tom případě, kdy dojde omylem k podání přihlášky jednoho dítěte 2x, nebo při duplikaci záznamů jednoho dítěte. V tomto případě můžete klidně zvolit možnost smazat, jen vymažte dítě, které nemá vyplněné žádné údaje, aby rodič nemusel celou matriku vyplňovat znovu.

    •  

  • Protože jako školka máte povinnost údaje dětí po určitou dobu uchovávat, v případě, když dítě po nějaké době docházky přechází do jiné školky, nebo nastupuje do školy, zvolíte archivaci dítěte. V tomto případě veškeré údaje zůstanou uložené v databázi, ale v základním seznamu dětí budete mít přehled jen těch aktuálně docházejících.

 

CO VŠECHNO MŮŽEE ARCHIVOVAT

ARCHIVACE DĚTÍ

  • Matrika – pokud archivuji v Matrice, zůstane profil dítěte do aplikace v Dětech – např. pro kroužky apod., archivuje se tedy jen matrika dítěte.
  • Děti – archivuje se vše – pokud archivuji zde, zaarchivuje se i matrika, docházka, školkovné a stravné.
  • Pokud zaarchivujeme dítě v Dětech, automaticky se s ním zaarchivuje také rodič – pokud není ve školce sourozenec.
  • Po zaarchivování dítěte, se již toto dítě nebude ukazovat v docházce – od následujícího dne.
  • Kdy mám dítě archivovat

 

ARCHIVACE RODIČŮ

  • Rodiče – ikonka černé krabičky – archivovat
  • Pokud rodiče archivujete, přístup do aplikace mu nadále zůstane, příspěvky a veškeré informace, bude vidět jen do doby archivace. Také již nebude mít možnost zadat omluvenku.
  • Zrušení přístupu do aplikace – před archivací postačí odpárovat od rodiče dítě v editaci rodiče či dítěte, nebo je možno rodiče z databáze úplně smazat. Seznam rodičů v uživatelích jsou v podstatě jen přístupy do aplikace a veškeré údaje, potřebné k uchování, jsou zapsány v matrice. (Nicméně je dobré si uchovávat informace o tom, kdo vše měl k datům v aplikaci přístup.) Možnost zrušení přístupu často, pokud dítě přechází do jiné MŠ, případně přechází z jeslí do MŠ a rodič si nepřeje ponechat původní profil.
     
    Dítě odešlo, co s rodičem

    •  

    ARCHIVACE TŘÍD

    • Třídy – seznam tříd – archivovat – tímto způsobem celou třídu zaarchivujeme.
    • Archivací třídy se nezaarchivují děti.
    • Novou třídu vytvoříme v sekci třídy přes tlačítko „+ přidat třídu“ v pravém horním
      rohu – vyplníme všechny potřebné údaje, vložíme děti, které budou do třídy docházet.
    • Můžeme ale i duplikovat třídu již existující. Pokud víme, že do třídy, kterou chceme
      archivovat budou chodit stejné děti i následující školní rok, klikneme na ikonu
      „Duplikovat“ na konci řádku se jménem vybrané třídy, upravíme školní rok, název a
      můžeme odebrat, případně přidat další děti a učitele.
      • Poté zaarchivujeme původní třídu

    Odkazy na nápovědu:

     

    JAK SI ZOBRAZÍM ARCHIVOVANÁ DATA
    A JAK DATA ODARCHIVUJU

    • V každé sekci, kde je možná archivace, je možno si archivovaná data zobrazit pomocí
      posuvníku. Pokud je znak u posuvníku modrý, máme zobrazené aktuální údaje, pokud
      je zelený, jsou zobrazeny údaje archivovanéůli>

    POZOR v sekcích kde nejsou uživatelé, ale např. docházka, se posuvník „archivace“ týká
    třídy nikoliv dítěte či rodiče.
     

    Přesun dětí mezi pobočkami – jesle / školka

    • Dítě nelze přiřadit do dvou školek. V každé totiž musí mít svou matriku a údaje za
      dané zařízení.
    • Rodiče ale lze spárovat s více účty dětí i napříč pobočkami/zařízeními

     

    Vytvoření profilu dítěte v druhé školce

  • Manuálně – v sekci Děti a přes tlačítko v prvém horním rohu „+ Přidat dítě“
  • Rodiče – propojit (v editace rodiče v řádku školka doplním další zařízení)
  • Jak přiřadit rodiče k účtu dítěte v jiné pobočce
  • Pokud máte vyplněnou matriku, je možno požádat o přesunutí dítěte včetně matriky a
    rodičů naše techniky. Nicméně není možné přesout docházku a příspěvky.
    Seznam dětí je možno poslat na skolky@twigsee.com.