Postup při ukončení školní rok

Následující kroky vám pomohou uzavřít školní rok a připravit se na ten nový.

1. Přehled o dětech pro nový školní rok
2. Nastavení ukončení vzdělávání
3. Příprava tříd pro nový školní rok
4. Kontrola dětí, které pokračují
5. Uzavření docházky a další agendy
6. Archivace dětí, které už nepokračují
7. Kontrola učitelů a dalších zaměstnanců
8. Archivace starých tříd
9. Finální kontrola
 

1. Přehled o dětech pro nový školní rok

Než začneme v aplikaci Twigsee cokoli upravovat, doporučujeme projít si děti a ujasnit si:

• kdo z MŠ odchází,
• kdo v MŠ pokračuje,
• kdo bude od září v jiné třídě, 
• které děti do MŠ nově přijdou. 

Díky tomu budeme mít jasno, které děti archivovat, které ponechat aktivní a které přesunout do nové třídy.

💡 Twigsee tip: Zkontrolujeme, že máme přijaté děti zařazené do seznamu dětí v aplikaci.
 

2. Nastavení ukončení vzdělávání

U dětí, které v MŠ končí, je potřeba doplnit ukončení vzdělávání.

V administraci zvolíme sekci Děti, ze seznamu vybereme dané dítě a klikneme na ikonu Upravit (modrá tužka). Poté upravíme položku Vzdělání.

Vyplníme datum a způsob ukončení vzdělávání.
 

💡 Twigsee tip: Pokud chceme ukončit vzdělávání dětí a provést jejich archivaci hromadně, můžeme použít hromadné úpravy. 

V tom případě v administraci v sekci Matrika provedeme hromadný výběr dětí a na tlačítku Vybrané zvolíme možnost Hromadně upravit.

3. Příprava tříd pro nový školní rok

Než začneme archivovat, vytvoříme si třídy pro další školní rok. Pokud bude mít třída i v dalším školním roce stejný název, zduplikujeme ji. Tím se vytvoří stejná třída, pouze přiřazená k novému školnímu roku.

Duplikaci provedeme v administraci v sekci Třídy, kde v seznamu tříd klikneme u dané třídy na ikonu Duplikovat na konci řádku.

Při duplikaci si zkontrolujeme název třídy, školní rok, děti ve třídě, učitele, kapacitu a případně pracoviště.

4. Kontrola dětí, které pokračují

U dětí, které zůstávají, si ověříme:

• správné zařazení do tříd,
• případné přesuny mezi třídami,
• aktuálnost seznamů pro nový školní rok.

Tento krok nám ušetří zmatky hned v září.
 

5. Uzavření docházky a další agendy

Než začneme archivovat třídy, zkontrolujeme, že máme za starý školní rok vše hotové:

• docházku,
• omluvenky,
• podklady k vyúčtování,
• další evidenci, kterou potřebujeme uzavřít.

6. Archivace dětí, které už nepokračují

Děti, kterým jsme ukončili vzdělávání v naší MŠ, musíme archivovat. 

• Děti, které odcházejí na konci školního roku, archivujeme k 31. 8. daného roku.
• Pokud odcházejí v průběhu roku, zadáme archivaci ke dni ukončení vzdělávání.

💡 Twigsee tip: Archivaci dětí nelze dělat dopředu, lze však archivovat zpětně. Archivací dítěte se automaticky archivuje i rodič, pokud v systému nemá aktivní dítě.

7. Kontrola učitelů a dalších zaměstnanců

Stejně jako děti je potřeba projít i pedagogický tým.

Zkontrolujeme:

• třídní učitelky u nových tříd,
• další pedagogy nebo asistenty,
• zaměstnance, kteří odcházejí nebo nově nastupují.

Odcházející zaměstnance archivujeme.

8. Archivace starých tříd

Ve chvíli, kdy máme vše připraveno na nový školní rok, můžeme archivovat staré třídy.

💡 Twigsee tip: Archivace třídy automaticky nearchivuje děti ani učitele. Ty je potřeba řešit zvlášť podle výše popsaných kroků.

9. Finální kontrola

• děti jsou správně rozdělené
• odcházející děti mají ukončené vzdělávání
• nové třídy jsou vytvořené
• odcházející děti jsou zaarchivovány
• v systému zůstaly aktivní jen aktuální děti a účty
• učitelé jsou správně přiřazeni
• odcházející zaměstnanci jsou archivováni
• staré třídy jsou archivovány

Pokud je to možné, doporučujeme vyřídit co nejvíce kroků ještě během léta. Naši specialisté zákaznické podpory mají v tomto období větší kapacitu, a mohou vám tak rychleji pomoci s dotazy i nastavením systému. Se začátkem školního roku počet požadavků tradičně výrazně roste, a proto se může doba čekání prodloužit.